Drukowanie prawdopodobnie nie jest pierwszą rzeczą, jaka przychodzi na myśl o pracy w dużej firmie czy korporacji. Pracownicy – podobnie jak zresztą jak zwykli ludzie – traktują drukowanie czy kserowanie jako coś pewnego, i nie zastanawiają się nad kosztami, jakie trzeba z tego tytułu ponieść. Czy np. wiedzą, ile kosztuje papier do drukowania? A tym bardziej czy zastanawiają się, ile kartek papieru zużywa się na co dzień podczas drukowania dokumentów? No właśnie. Tymczasem wysokie koszty ponoszone w wyniku codziennego używania drukarek powoduje, że zmniejszanie kosztów drukowania staje się celem samym w sobie.
Jednym z rozwiązań w tej kwestii może być np. zwiększenie wydajności drukarek. Im lepsza drukarka, tym mniej energii będzie potrzebowała do działania, a toner (biorąc pod uwagę drukarki laserowe jako najbardziej wydajne) będzie wystarczał na znacznie więcej czasu. Innym wyjściem może być zastąpienie kilku mniejszych drukarek jednym urządzeniem wielofunkcyjnym, które będzie mogło nie tylko drukować, ale również kopiować, kserować czy faksować. To rozwiązanie może wpłynąć na sprawniejsze zarządzanie dokumentami w firmie – wszystkie dokumenty będą przechodziły przez jedno urządzenie, które dodatkowo posiada funkcje monitorowania użytkowników, dobierania najlepszych ustawień czy zamieniania ich w dokumenty elektroniczne. Kolejnym pomysłem może być tzw. outsourcing druku – czyli nie kupowanie drukarek czy urządzeń drukujących, ale wypożyczanie ich od firmy zewnętrznej na zasadzie leasingu.
Tak czy inaczej, warto zastanowić się nad możliwościami i dobrać te najbardziej optymalne do swojej firmy. Oczywiście, trzeba pamiętać o tym, że drukowanie to nie tylko koszty, ale również obieg informacji w przedsiębiorstwie – w końcu drukujemy po to, by dany dokument wykorzystać, czy to w dokumentacji, czy na spotkaniu, etc. Należy mieć więc na uwadze zarówno koszty, jak i potencjalne korzyści.